¿QUE ES LA COSERVACIÒN DE DOCUMENTOS?

"... Es el conjunto de operaciones que tienen por objeto prolongar la vida de un ente material, merced a la previsión del daño o a la corrección del deterioro". (Viñas, 1988 p.2)

Por consiguiente, cualquier esfuerzo que se emprenda para darle a los documentos una vida perdurable, tiene que tomar en cuenta dos factores: prevención y restauración. Esto es la conservación. Todas las políticas institucionales encaminadas a prever daños en los documentos, y corregir mediante la intervención manual o mecánica, cualquier daño que se presente en ellos.Lo anterior significa, que la lucha la debemos dirigir en dos frentes: la permanencia, que tiene que ver con la naturaleza física del documento (su estructura natural) y la durabilidad, que sese refiere a la capacidad que tiene para transmitir la información que consigna

INFORMEPARADIGMAS CONCEPTUALES EN CONSERVACIÓN

Gloria Mercedes Vargas hace un recorrido acerca de los paradigmas que han acompañado la discusión sobre el concepto de la conservación documental como una disciplina y no como una ciencia, siguiendo cada uno de los elementos que le dieron origen y como ha logrado trascender a través de los años convirtiéndose en un arma importante para la protección del patrimonio cultural de las naciones.

Inicialmente la autora deja en claro como la conservación debe ser el resultado de la teoría y la practica con el fin de lograr que su implementación posea los procedimientos adecuados para satisfacer las necesidades que demanda la sociedad actual, ya que anteriormente la conservación era considerada simplemente una descripción que se daba de acuerdo a las políticas y las culturas de las naciones o regiones. Con el nacimiento del arte, la burguesía hizo uso de su poder para manipular a este y elevar a niveles muy altos su valor económico; de esta manera crece la necesidad de reformar los objetos materiales por medio de una restauración (carente de teoría) sin dejar perder la originalidad con la que fueron creados, principalmente aquellos valores de tipo religioso y sentimentales; a este tipo de conservación se le denomina reutilización no ortodoxa. Existe también otra línea de conservación denominada restauración ortodoxa, empírica o científica en la cual se hace únicamente una revaloración material de un objeto que tenía algún tipo de daño en su estructura, sin tener en cuenta sus valores simbólicos.

Gloria Mercedes muestra como la revolución industrial ofrece una oportunidad a los sectores menos favorecidos de todos los territorios para contar con acceso a la cultura; pues en el siglo XVIII solo tenían la oportunidad de disfrutar el arte quienes pertenecían a la élite. Las técnicas de impresión fueron armas muy eficaces para que surgiera el interés de obtener nuevos conocimientos; además cuando se da paso a la tecnología se inicia una temporada de nuevos cambios progresistas, entre ellos un sentimiento nacionalista “uno de los ejes fundamentales para conocer el desarrollo histórico del siglo XIX, llevó por tanto a la recuperación del pasado como necesidad de afirmación popular”.

Otro de los grandes antecedentes de la historia de la conservación mencionados por la autora es la creación del primer código deontológico de restauración en el cual se establecen ocho puntos para cumplir cuando se van a realizar reconstrucciones en arquitectura, creado por Camilo Boito a partir del análisis de las formas de restaurar de personajes como Viollet-le-Duc y Ruskin. Aunque se empieza a conformar una teoría sobre conservación, no tuvo mayor auge y aun se sufren muchas pérdidas históricamente importantes para la memoria de la humanidad.

Por otra parte Gloria Mercedes habla acerca de la conservación documental y como se ha tratado de profundizar en el manejo de esta disciplina para mantener un control sobre el maltrato a los documentos que se ha visto año tras año en todo el mundo. En primera instancia se miran los problemas que impiden un buen desarrollo para la conservación documental como son los factores químicos y físicos que deterioran los documentos, el volumen elevado de los fondos sin la aplicación de procedimientos archivísticos, la fragilidad de los soportes y el deterioro al que están expuestos cuando son consultados sin medidas de prevención; son dificultades en las cuales los estudios físico – químicos aun no han podido determinar totalmente que pasos deben seguirse para restaurar determinado tipo de soporte documental. Son muchos los factores que influyen especialmente el ambiental, lo que significa el gran camino que le queda a la ciencia por recorrer en la búsqueda del método mágico para cada uno de los problemas que puede presentar en los documentos para su previa restauración.

La autora además habla del nacimiento de dos corrientes que dan grandes aportes a la conservación documental; el movimiento de conservación preventiva y la teoría general de sistemas en la cual se estudia “la unicidad de los documentos y su complejidad real”; consideradas como métodos para disminuir los problemas a los que se ven enfrentados los documentos por su mal manejo.

De acuerdo a lo expresado por la autora en este texto, la Conservación tiene un valor muy significativo para la perduración de los bienes culturales de cada región, sin embargo, como complemento de esta disciplina, la restauración no es bien vista por la autora, ya que no se ha logrado una homogenización en los procedimientos a que va dirigida, ocasionando pérdida de los valores culturales y artísticos tanto de las estructuras arquitectónicas como la producción documental, además por su dificultad a la hora de establecer el proceso a seguir para restaurar determinados documentos o edificios, generando un descontrol en la conservación. En el caso de los documentos, ella se pondría mas bien de parte de un sistema de prevención documental que ayudaría para que desde el momento de su producción se tenga claro que debe hacerse; este ideal se puede ver reflejado en los cambios que la tecnología ha traído consigo, como la intranet, los programas de gestión documental electrónica, entre otros; lo que significa que si la difusión de los procesos archivísticos que hasta ahora se han normalizado siguen mostrando buen resultado en un futuro se podrá convertir la conservación en una ciencia.



VARGAS TISNÉS. Gloria Mercedes. 1996. Paradigmas conceptuales en Conservación. En: Contacto, NRO 445 (Archivo General de la Nación). Bogotá. Pág. 3 – 16.

NORMATIVIDAD

Constitución Política

Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un ambiente sano.

Artículo 95. La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidad nacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos y libertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades.

Código Procedimiento Civil

Artículo 251. Distintas clases de documentos. Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares.

Ley 47 de 1

Artículo 22. Defensa y conservación de los bienes muebles e inmuebles.

Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural.

Ley 39 de 1981.

Artículos 1,2,3 y 4. Sobre conservación copias mediante microfilmación.

Ley 63 de 1986. Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales.
Ley 6 de 1992. Por la cual se expiden normas en materia tributaria, se otorgan facultades para emitir títulos de deuda pública interna, se dispone un ajuste de pensiones del sector público nacional y se dictan otras disposiciones.
Artículo 74. Valor probatorio de la impresión de imágenes ópticas no modificables.

Ley 80 de 1993.

Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán medidas para preservar contratos.

Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura.
Artículo 4. Definición de Patrimonio Cultural de la Nación.

Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en Movimiento.

Código de Comercio.

Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

Decreto 1798 de 1990
Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.

Decreto 2620 de 1993. Autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos.
Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos; prohíbe exigir copias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de retención documental a partir de su valoración.

Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos.” Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por razones de conservación.

Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental.

Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.
Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo.

Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos de archivo.

Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.